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我们得谈谈电子邮件。作为一种书面文档形式，它可以是任意长度的、包含任意数量的附件、并被发送给任意数量的人。我们很容易看到为什么它在职场上如此重要。但是，邮件可以轻易地被发送和接受，特别是现在互联网几乎无处不在，这意味着对收件人来说它们也可能是难以承受的。
文件夹、标记、过滤条件、日程安排，这些对接二连三的电子邮件的管理策略能帮助我们忍受这些负担。但效率会创造一个积极的反馈循环，从而产生对响应能力的更高期望。再加上学术环境的压力和获取学术电子邮件地址的便利，这些期望可能会变得极端。一个常规的请求变成了需要你立即处理的紧急事情——无论在白天还是晚上。
我最近在推特上提到了一个发生在我身上的例子，它很快就成了我最受欢迎的推文。这条推文写着：“如果你在下午6:30给我发邮件，我可能要到第二天才会回复。如果我没有回复，不要在晚上9:30给系主任和院长发邮件。我知道大家都有压力，但请不要这样做。”
那是一个星期二，是我开学第一周中最忙的一天。我下午5:30离开办公室去日托所接我的狗，6:15到家。那是美好的一天，但我实在太累了，以至于我虽然在上周日已经采购并准备好了食谱却无法做饭。在喂宠物、分类邮件、把（昨天就放在外面的）垃圾桶拿进来，和给我住在另一个州的伴侣打电话的间隙，我吃了所能吃的东西：一些饼干蘸蟹肉酱和一片奶酪。
下午6:40左右，我的手机上收到一封邮件。如果要回复的邮件很简单的话，有时我会在正式工作时间之外回复邮件。但这封邮件需要更集中精力，所以我决定最好等第二天再回复。此外，我还有更紧急的任务要做。
我尽量不在晚上工作，但那晚我不得不工作。那天早些时候的一节课上，我遇到了连接技术上的困难，因此需要找到解决方案。我的下一节课在周四上午，这意味着我需要在周三之前弄清楚这个问题，这样如果有需要的话，我才能有时间联系人来帮助我。（读者们，我那天确实需要帮助了。）我终于在晚上7:30坐下来，工作了4小时，直到我放弃，给伴侣打电话道了晚安，并在午夜上床睡觉。
我的闹钟在早上6:00响起，我做了一件不该做的事——查看了我的通知。我看到一封发给我的系主任和院长的邮件。邮件抄送了我，因此我读了内容。发件人是在晚上9:40发的邮件，问的问题和他们3小时前问我的一样，并且说明他们对我没有信心。
到了7:00，我决定在推特上发泄我的沮丧情绪。超过9000个赞、400条转发和250条回复（这些数字还在增长）表明，邮件界限的问题，尤其是下班后的邮件问题影响广泛。
以我为例，发件人因为短期和长期的截止日期倍感压力。我怀疑这导致了他们和我的紧迫感之间的不对等。尽管这可能解释了他们的行为，但并不表示他们的行为是可以接受的。我想其他人的工作时间可能和我的不同——也许发件人在那天早些时候没有时间？这很好，我尊重这一点。不过相应地，我也寻求其他人认识并尊重我对自己时间的规划。请不要在给我足够的时间（我指在工作时间内）投入精力回复之前将事件升级。
我们很容易从自己的角度考虑自己的需求，并赋予它们更高的优先级。人们也很容易认为电子邮件发送的请求很容易回复，或者低估了收信人所承担的责任。但我想鼓励我们所有人——学者、管理人员和学生——更多地考虑邮件另一端的人。他们有自己的需要、观点和限制，他们理应对优先级做出自己的评估。
我们如何降低不合理的期望？有些人给我的推特回复了一些可用来明确界限建议，如在教学大纲或签名中加入工作时间和回复事件的声明。然而，这两种情况都与我的遭遇无关，发件人不是我课程的学生，我之前也没有给他们发送过邮件。
此外，培养一种尊重和鼓励界限的文化当然更好。在这种文化中也不需要这类声明了。作为教师，我们需要就自己希望得到的尊重树立榜样，并帮助他人学会解决此类事件。
我们都希望事情能尽快完成。但是，虽然电子邮件是电子的，但我们始终要记住，其收件人和我们一样是人。
艾米丽·凯恩是路易斯安那大学拉斐特分校（University of Louisiana at Lafayette）生物系助理教授。
本文由陆子惠为泰晤士高等教育翻译。
后记
Print headline: We need a more humane approach to email
